Toen Inspired Pet Nutrition (IPN), een landelijk diervoedingsmerk in het Verenigd Koninkrijk, voor het eerst bij ons aanklopte, zeiden ze dat ze het mooiste soort probleem hadden. Daarmee bedoelden ze: de bestellingen stroomden binnen, altijd goed nieuws, maar elke bestelling moest stuk voor stuk handmatig worden verwerkt.
Hun klantenserviceteam van zeven medewerkers was per bestelling 15 tot 30 minuten kwijt om die alleen al in het systeem te zetten. Dat houd je gewoon niet vol. Wij wisten dat het anders kon. Daarom hebben we samen met IPN een betere manier ontwikkeld.
Wat begon als één enkele oplossing, is uitgegroeid tot een product dat zou kunnen veranderen hoe B2B-bedrijven hun bestellingen verwerken.
Sander van Duijn, Digital Transformation Expert, IPN
De achtergrond
IPN begon als een familiebedrijf met een voedermolen in Yorkshire in het Verenigd Koninkrijk, waar het de agrarische gemeenschap bediende met traditioneel veevoer. In de loop der tijd maakte het bedrijf een grote sprong naar diervoeding en lanceerde het een van de eerste merkgebonden droge hondenvoeders van het Verenigd Koninkrijk voor retailers. Deze ommezwaai markeerde het begin van de transformatie van IPN van agrarische leverancier naar consumentgerichte innovator op het gebied van diervoeding.
IPN groeide snel, introduceerde Britse begrippen als Wagg en Harringtons, investeerde fors in eigen productie en distributie en liep consequent voorop op de markttrends. Bij zo’n groei ontstaan processen echter vaak organisch, en na verloop van tijd kan dat leiden tot een te grote afhankelijkheid van handwerk. Juist in een bijzonder drukke periode zag IPN in hoe belangrijk het was om aan de efficiëntie te werken, zeker met het oog op de verwachte groei. Daarom klopten ze bij ons aan.
Louise Crossley, Group Finance Director, IPN
Van een maatwerkoplossing naar een schaalbaar product
Schouder aan schouder met IPN ontwikkelden we een oplossing om dit repetitieve werk te automatiseren. Dat werd OrderPilot: een AI-gestuurde tool die binnenkomende bestellingen uit e-mail snel en nauwkeurig omzet in ERP-klare data. Wat begon als maatwerk, vormen we nu om tot een zelfstandig product, want het probleem van IPN staat niet op zichzelf. Talloze bedrijven kloppen hun bestellingen nog altijd met de hand in. Daar willen wij verandering in brengen.
Om zeker te weten dat we echte waarde leverden, volgden we onze beproefde aanpak in vier stappen: eerst het volledige bedrijfsproces in kaart brengen en een solide integratiecase opbouwen, dan de basis automatiseren met RPA, vervolgens intelligentie toevoegen met AI, en ten slotte terugkomen om verder te optimaliseren. Het is een lean, iteratief model waarmee we snel van probleem naar oplossing komen, juist onder druk. Het project ging in maart 2025 van start, met een go-live in april. Krap, zeker voor zoiets ambitieus. Maar we haalden het: een volledig werkend platform, een eigen UI, een AI-transformatie-engine en koppelingen met de ERP-systemen van IPN, zelfs met een systeem zonder API.
Dat we de deadline haalden, kwam mede door de nauwe samenwerking tussen onze experts en de hunne. Hun IT-manager leverde cruciale inzichten; het technische zware werk kwam van onze kant, met consultants, projectleiders, ontwikkelaars en tech directors. Eigenlijk had iedereen bij ons hier een aandeel in.
Guus van Boom, Sales Manager
OrderPilot is het waard
En de resultaten? De besparing op verwerkingskosten ligt tussen de 60% en 80%, en de verwerking zelf gaat 9x sneller. De impact is heel concreet en levert een glasheldere business case op, niet alleen voor IPN, maar voor elk bedrijf dat bestellingen handmatig verwerkt, en dat zijn de meeste.
Nu helpen we IPN om de volgende stap te zetten met belangrijke uitbreidingen van de software, waaronder geautomatiseerde validaties en wijzigingen. Daardoor kunnen controles binnen het bedrijf, zoals voorraadvalidatie of orderaanpassingen op basis van klant-e-mails, volledig automatisch verlopen. Het einddoel? Frictie blijven wegnemen. Tijd blijven vrijmaken. AI blijven inzetten waar het echt verschil maakt.
Wij praten niet alleen over AI, we bouwen ermee, experimenteren ermee en zetten het in om echte problemen op te lossen. We hebben zelfs een eigen AI-taskforce die ons werk met de technologie steeds verder brengt. OrderPilot laat precies die instelling in de praktijk zien. Slimme technologie, gebouwd door mensen, voor bedrijven die slimmer willen werken en kosten willen besparen.
